Alle Unternehmen müssen nach Plänen des Bundesfinanzministeriums (BMF) zukünftig die Rechnungserstellung für inländische B2B-Umsätze auf das strukturierte elektronische Rechnungsformat umstellen. Rechnungen in Papierform oder PDF-Format gehören dann der Vergangenheit an. Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Leistender Unternehmer und Leistungsempfänger müssen zudem im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die "XRechnung" und das "ZUGFeRD-Format".
Bisher handelt es sich nur um einen Vorschlag, aber dass die elektronische Rechnung Pflicht wird, gilt als sicher. Im Grundsatz sollen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Allerdings enthält das Wachstumschancengesetz Übergangsregelungen.
Bis Ende 2025 dürfen für in 2025 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG-E).
Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen (oder Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen) für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz genutzt werden, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat.
Bis Ende 2027 dürfen für in 2026 bzw. 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat. Außerdem muss die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch erfolgen. Papierrechnungen sind im B2B-Bereich ab 2027 grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Ab 2028 müssen die Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend eingehalten werden.